変わってほしい日本

FAXしか使わない会社、説明文を読まない事務員さんのいる会社は又多い!

 世界がAI時代に入っていて、日本は、少し遅いですが、デジタル化やペーパーレス化の動きが既に始まっています。Lineやフェイスブック等を活用している日本人が多いです。しかし、仕事では、時々「内はメールの使い方が分からない為に、メールではなくてFAXで送ってください」と言われていて、びっくりした事があります。

 当然、会社によっては、事情があって、○○は使わないという決まりが存在しているのは理解していますが、2022年の現在でも、FAXしか使わないのは、私にはとても理解できないことです。というのも、FAXは確かに便利な道具(手段)ですが、それは昔の話になってしまっています。今の時代ではもう時代遅れになり、事務所に行ってFAXを受け取る為の時間は無駄になっているからです。それでも、FAXに縛られているのは不思議です。

 もう一つ、仕事ではよく説明文(つまり、マニュアルです)が必要な場合は多いです。しかし、説明書を読まないで、自分の思い込みで仕事をしている事務員の方も結構多いです。結果的には、ミスを起こしてしまい、解決する為に時間が無駄になってします。その典型的な例を一つ取り上げます。私の仕事では法人用の「給与所得の源泉徴収票(同合計表)」という書類がよく使われています。取引先の企業さんに依頼していますが、依頼している時には、個人の源泉徴収票ではなく「法人用」を説明していますが、出してくれるのが、個人の源泉徴収票の場合はとても多いです。それで、やり取りの時間が増えて、仕事が遅れてしまっています。勿論、これは代表的な例ですが、似ているミスが多いです。その原因が説明文(書)を読まないことにあります。細かいことを気にしている日本人が多いのに、このような単純なミスを繰り返しているのは、本当に理解できません。その上に、このようなミスを起こしているのに、許している企業さんの姿勢も理解できないです。

 終わるまに、言っておきますが、上記の内容は、誰かの特定な人に対するクレームや悪口ではないです。ただある現状について私が意見を述べているだけです。もし、読んでいる方の中に私の取引先の企業さんに勤務していて、同じミスを起こした事のある方がいれば、気まずくしないでください!

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